Ušetřete

Hlavní navigace

Open-Xchange Server 5 (druhá část)

Při rozhodování o nasazení nového informačního systému do společnosti si klademe otázku, zda bude nutné uživatele odpojit od služeb po dobu implementace, popřípadě jak dlouho bude odstávka trvat, abychom neohrozili fungování celé společnosti. Po implementaci systému potřebujeme, aby byli uživatelé schopni pracovat s informacemi a netápali, proč a k čemu je ta či ona ikona nebo funkce. Hlavním důvodem je především setrvačnost lidí používat již jednou zavedené postupy.

reklama

Nový informační systém

Při nasazení nového informačního systému, tzv. implementace na zelené louce, je mnoho možností, jak přistupovat k optimálním rozvržení implementace a školení uživatelů společně s pořízením potřebného hardware a software. I v tomto případě je nutné provést analýzu potřebných prostředků a způsobu používání nového systému ve společnosti.

1. k čemu a jaké funkce ze systému potřebujeme

Není účelem chtít po groupware systému maximální možný počet funkcí. Hlavní výhodou je modulárnost, kde zvolíme přístup uživatelů pouze na ty oblasti, které jsou pro ně důležité a pomohou jim v co nejkratším čase získat potřebnou informaci nebo ji sdělit ostatním. Velkým problémem při zavádění nového systému je přehlcení uživatele množstvím funkcí, jež nepotřebuje a které pouze odčerpávají produktivní čas.

2. Způsob práce s poštou a groupware informacemi

Při způsobu práce společnosti již většinou víme, jaké nedostatky či požadavky na způsob komunikace uživatelů se systémem máme. Nabízí se hlavní čtyři způsoby komunikace uživatele se systémem. Pomocí www prohlížeče, lokálního klienta nainstalovaného u uživatele, klienta nainstalovaného na straně serveru s terminálovým přístupem a přístup pomocí mobilního telefonu nebo PDA. Tyto způsoby lze kombinovat dle potřeb uživatelů.

3. počet a umístění uživatelů

Návrh umístění serveru se odvíjí od rozmístění a počtu uživatelů. Vždy stanovujeme takové umístění, aby byla zajištěna dostatečná přenosová kapacita pro přistupující uživatele. Většinou volíme umístění v sídle společnosti, kde je přímý přístup lokálních uživatelů a pobočky přistupují přímo přes firewall nebo pomocí VPN tunelu.

4. návrh hardwarové části serveru a výběr operačního systému

Manažeři společností většinou při nákupu hardware hledí pouze na to, jedná-li se o nejlevnější řešení dostupné na trhu. Cena však v tuto chvíli není hlavním hlediskem. Většinou pokud je velmi nízká cena, nezbude prodávající společnosti již prostor na poskytnutí potřebných záruk a provedení servisu v případě nutnosti opravy. Mnohdy tak pár tisíc ušetřených při pořízení hardware přijde společnost při prvním výpadku na několik desítek tisíc z důvodu pozastavení práce uživatelů, nebo může dojít až ke ztrátě zákazníka. Potřeba je i kvalitní a osvědčený způsob zálohování, kde často cena bývá polovina ceny serveru nebo i vyšší.

5. příprava časového plánu společně s nákupem potřebného softwarového a hardwarového vybavení

Častým příkladem z praxe je schválit nákup potřebného vybavení v posledních pár dnech z celkového časového plánu a dodavatelská společnost pak ve snaze dodržet termín neprovede potřebné testy hardware. Proto je lepší nenechávat potvrzení nákupu na poslední chvíli, abyste nemuseli jen doufat, že vše bude bez problémů.

6. způsob a zajištění školení zaměstnanců

Školení je důležité, aby uživatelé mohli pracovat bez tápání, kde potřebnou informaci naleznou. Školit lze přímo zajištěním školitele pro všechny uživatele. Popřípadě lze vyškolit pouze vybranou část uživatelů, toto školení nahrát a zpřístupnit ostatním uživatelům. Nebo zajistit materiály s prezentací přímé ukázky práce pomocí flash animací.

7. příprava struktury přístupových práv a způsob umístění potřebných dat v groupware systému

Důležité je dopředu rozvrhnout rozdělení uživatelů do skupin a stanovení přístupových práv ještě před nasazením do ostrého provozu. Případná oprava práv je při větším množství dat velmi zdlouhavá a komplikovaná.

8.instalace a otestování celého systému

Před připojením všech uživatelů, ještě než systém začnete využívat, by měl být proveden test celého systému jako celku. Odhalí se takto možné nedostatky v návrhu topologie sítě nebo hardware.

9. zapojení do pracovního režimu uživatelů

Nyní zbývá jen celé společnosti oznámit, že nastala doba pro používání nového systému. Pro udržení kvality informací v groupware je dobré i v následujících obdobích uživatele motivovat ke správné práci s groupware a dodržování důsledného zápisu informací.

Přechod z jiného informačního systému

Zde je postup velmi podobný jako v případě nasazení nového systému popsaného v předchozím případě. Všemu předchází výběr systému, který má co nejvíce vlastností původního groupware, ale je doplněn o další vlastnosti a funkce potřebné pro společnost.

Při výběru nového systému především musíme rozhodnout, zdali budeme i nadále požadovat nyní používané funkce společně s přístupem ze strany uživatele, nebo zda zavedeme nový systém bez ohledu na původní. Dalším kritériem je zajištění přenosu dat do nového systému s co nejmenším omezením. U žádného nového systému nelze zaručit přenos a využití veškerých stávajících dat, toto omezení se týká i při přechodu na novější verzi původního systému.

Nemalou část času a práce při rozhodování o novém systému zabere doba potřebná pro migraci a přerušení práce uživatelů systému. Při dobré analýze a přípravě, která může trvat i několik týdnů, je možné zajistit výpadek služeb v řádu několika minut. U takového řešení je nutné počítat s vyšší cenou za migraci, než když se spokojíme s výpadkem v řádu hodin.

Cenové nároky na pořízení a provoz groupware

Cena nemusí být pro všechny společnosti vždy hlavním kritériem, ale dnešní doba nás nutí přihlížet i k co nejnižším nákladům při pořízení. Pořízení systému, především nákup licencí software a hardware, nemusí být nejvyšší částkou při zavedení nového systému a jeho provozu. Pro kvalitní rozvržení nákladů je potřebné vytvořit plán rozpočtu nákladů na provoz pro následující 3 roky. Většina systémů a hardware je dnes koncipována na období provozu 3 let, neboť vývoj společnosti a jejích požadavků nelze přesně plánovat. Systémy bývají po třech letech obměňovány za nové verze tak, aby splnily aktuální požadavky. Náklady na provoz jsou tvořeny především náklady servisní činnosti zajištující údržbu a náklady na aktualizaci systému společně se správou uživatelů.

Další položkou jsou poplatky za maintenace umožňující přístup k aktualizacím produktu, popřípadě přechod na novou verzi, bez nutnosti zakupovat nové licence. Zde se především odlišuje přístup linux a windows řešení. Řešení postavená na windows vám nabídnou aktualizaci produktu, avšak ne přechod na novou verzi produktu bez zakoupení nových licencí. U linux řešení je v ceně maintenace i možnost využít nové veze produktu bez nutnosti platit za nové licence. Maintenace bývá dostupná většinou pro období 1 roku a pro další roky je nutné ji obnovit.

Příklad cenového rozpočtu

Rozpočet je uváděn pouze v informativních hodnotách a týká se společnosti o 25 zaměstnancích. Skutečné ceny se mohou odlišovat dle aktuální nabídky na trhu a je nutné je brát pouze jako informativní.

Řešení postavené na Open-Xchange Server 5

Hardware

Server:

CPU Xeon nebo Opteron
RAM 512MB (minimum)
HDD 2×72 GBSCSI
řadič podporující hot-plug
pro příklad uvádím možnost využití značkových serverů HP ML350 nebo IBM x226

Zálohovací zařízení:

pásková jednotka 40/80 připojená přes SCSI
6 x médium
cena cca 90 000,–

Software

Operační systém:

REDHAT Enterprise Server 4
nebo
SUSE Enterprise Server 9
s maintenace na dobu 1 roku

Groupware:

Open-Xchange Server 5 (Advaced Server Edition)
obsahuje 25 klientských licencí a maintenace na dobu 1 roku společně s lokalizací, jazyková podpora CZ, DE, EN je již zahrnuta v ceně.
cena cca 45 600,–

Cena za uživatele tak vychází na 1824,–. Pro každého dalšího uživatele se cena bude snižovat z důvodu nižší ceny za licenci pro jednoho uživatele (780,–).

Pro srovnání řešení postavené na Microsoft Small Business Serveru.

Hardware

stejné jako v předchozím příkladu

Software

Microsoft Small Business Server standard 2003 (neobsahuje databázový server)
1× Microsoft SBS standard 2003 CZ
4× Licence 5 user (device) CAL pro SBS 2003
cena cca 73 275,–

Cena za uživatele tak vychází na 2931,–. Pro každého dalšího uživatele se cena bude snižovat z důvodu nižší ceny za licenci pro jednoho uživatele (2798,–).

Uváděné ceny jsou bez DPH 19%

Cenový rozpočet za instalaci, popřípadě migraci a implementaci neuvádím, neboť se velmi odlišují podle požadavků jednotlivých společností.

V následujícím článku budou popsány jednotlivé funkce groupware Open-Xchange Server 5.

Ohodnoťte jako ve škole:
Průměrná známka 2,83

Školení: Úvod do PHP

  • Základní syntaxe, vkládání do HTML, komentáře, operátory.
  • Vestavěné a vlastní funkce, třídy a objekty, řídící struktury.
  • Práce s databází MySQL, knihovny PECL a PEAR.
´

Zjistěte více informací o školení>>

       
8 názorů Vstoupit do diskuse
poslední názor přidán 15. 1. 2006 19:55

Tento text je již více než dva měsíce starý. Chcete-li na něj reagovat v diskusi, pravděpodobně vám již nikdo neodpoví. Pro řešení aktuálních problémů doporučujeme využít naše diskusní fórum.

Zasílat nově přidané příspěvky e-mailem