Díváš se na to špatně. Řešíš ne co úředník dělá, ale jak to dělá.
Úředník má rozhodovat. Dostane nějakou žádost (třeba o stavební povolení, soc. dávky,...). Má z něho vypadnout rozhodnutí a nějak ho sdělit těm, koho se to týká, nebo pozastavit rozhodování a vyžádat si doplňující informace. To vše v mantinelech daných zákonem.
Pokud zákon přímo nepředepisuje formát dat, není potřeba řešit formát souboru a šaškovat s PDF.
Data by měly být v IS, ne v nezálohovaných souborech někde na lokálním HDD. K přístupu mu klidně stačí formulář v prohlížeči. S tím, že se s IS minimalizuje riziko chyb, např. špatně opsané spisové značky, nebo že ouřada vezme starší rozhodnutí, přepíše jména a nechá adresy. Rozhodnutí se dá vytisknout a doručit kliknutím na formulář, server ho pak klidně vygeneruje a poskytne PDF ke stažení. No problem. A k tomu přece stačí libovolný stroj s webovým prohlížečem, možností autorizovat se jako konkrétní úředník a linkou na server.
Navíc u tohohle řešení se může "public web server" po přihlášení občana mrknout, jak vyřizování pokročilo, dovolit mu podat žádost, doplnit přílohu,...