Webová úložiště: ideální nástroj pro týmovou spolupráci

Význam webových služeb a cloudu obecně relativně rychle roste. Ostatně kdo někdy začal používat nástroje jako je DropBox či Google Drive, jistě potvrdí, že přechod k obyčejným řešením je většinou relativně hodně nepohodlný. Existuje řada článků, které porovnávají jednotlivá webová úložiště z pohledu jednotlivce či bezplatných služeb, ale je paradoxní, že mnohem méně prostoru je věnováno tomu, jak je možné je použít pro týmovou spolupráci či ve firmě. Přitom jde o prostředí, které s sebou přináší velké množství rizik a úskalí, na která většina běžných uživatelů příliš nepamatuje.

Jde o spojení technických, ekonomických, ale také sociálních a psychologických parametrů, protože v rámci dané organizace jsou podobné služby využívány především proto, aby se zvýšila efektivita podniku v celé řadě dílčích parametrů. Pročež je nutné, aby byla služba skutečně hojně konzumována.

Měkké parametry

Výběr patřičné služby není vůbec jednoduchou záležitostí, protože pro řadu pracovních skupin představuje jeden z pilířů jejich efektivity či naopak problém ve vzájemné komunikaci. Často se také ukazuje, že hledání optimálního řešení může být spojeno s řadou dalších – subjektivních – parametrů, jako je například pracovní návyk členů, jejich historická zkušenost, ale také soubor osobních zařízení, se kterými mohou do sítě přistupovat. Pokud tak několik lidí používá mobilní telefon s Androidem a další mají doma Linux, je třeba hledat takový nástroj, který by podporoval nejen oficiální pracovní platformu, ale také tato další zařízení.

DropBox v Androidu

Další důležitou věcí, na kterou je třeba myslet, je bezpečnost. Zcela jiný přístup budou volit uživatelé, kteří pracují s relativně otevřenými zdroji, kde ztráta soukromých dat je sice nepříjemná, ale není fatální, a jiný lidé, kteří pracují s informacemi, kterou jsou zcela privátní a tajné. Obecně je ale možné říci, že je užitečné preferovat služby, které nabízejí šifrovaný přenos a ukládání dat a nevytvářejí indexy, které by mohly vést k větší zranitelnosti dat.

Neméně důležitým parametrem je také způsob archivace a komunikace. Pokud jde o rozlehlé týmy, nemá smysl požadovat komunikaci přes lokání síť. Naopak pro osoby, které pracují téměř výhradně v jedné kanceláři, může jít o relativně důležitý a užitečný parametr. Mimořádný význam má možnost verzování, tedy přehled toho, kdo daný dokument upravil a kdy. Zvláště pokud k jednomu souboru přistupuje více lidí, jde o mimořádně důležitou službu. Osobně ji ale také vyžaduji i pro čistě osobní důvody.

Jednou z věcí, na které IT odborníci často zapomínají, je uživatelská jednoduchost – jde přitom o jeden z pilířů volby správného nástroje, neboť klíčovou měrou rozhoduje o tom, jak bude daná služba využívána a zda má či nemá šanci na své uplatnění v kontextu skutečné práce jednotlivců. Pokud bude jednodušší poslat e-mail než užívat úložiště, bude to pro funkčnost systému velký problém.

K šifrování může posloužit třeba TrueCrypt

Mimořádně užitečný je také přístup k dokumentům skrze web, zvláště pro specifické skupiny uživatelů. S tím souvisí také pokročilejší možnosti sdílení – od nastavení toho, kdo může obsah vidět, až po ty, co ho mohou editovat. Tyto služby totiž musejí často zajistit nejen pohodlnou komunikační platformu v rámci firmy, ale také směrem k dalším partnerům. Na tento aspekt se relativně často zapomíná ve chvíli, kdy je před hotovou službou upřednostněn vlastní firemní server. Není možné po „běžných spolupracovnících“ chtít, aby si konfigurovali FTP klienta, instalovali speciální aplikaci atp.

Tvrdé parametry

Také je dobré zvážit přehlednost a výhodnost licenčních podmínek. Pokud se poskytovatel vzdává odpovědnosti, připouští možnost zveřejnění dat nebo seznamu uživatelů, je vždy nanejvýš žádoucí uvážit, zda tuto službu zvolit také s ohledem na budoucnost. Osobně se domnívám, že nikoli, neboť náklady na převod jinam jsou netriviální. Nejde jen o koupení jiné služby, ale také o náklady v důvěryhodnosti, školení, komunikaci či času. Rád bych zde zdůraznil, že jde o často vyšší náklady, než případné připlacení si za etablovanou službu.

„Všechna vaše data patří nám“? To tedy rozhodně ne.

Mezi klíčové parametry, které úmyslně uvádíme až na konci, patří kapacita úložiště, jeho škálovatelnost a případná omezení, která se týkají velikosti souborů či objemu přenesených dat. Řada lidí má tendence tyto ukazatele nadhodnocovat – vždy záleží na konkrétním pracovišti, ale osobně si třeba nevzpomínám, že bych kdy potřeboval takto pracovat s velkými soubory (nad 50 MB) nějak často. Pro data určená menšímu okruhu s mimořádnou kapacitou lze volit extra řešení.

A nesmíme zapomenout ani na cenu. Zde je dobré si dát pozor na to, aby nebyla upřednostněna jen aktuálně nejlepší nabídka, bez možnosti levného a rychlého rozšíření – spojení týmů, změna potřeby kapacity atp. Někdy může dojít k tomu, že původní levné řešení se těmito kroky značně prodraží.

Pak je zde samozřejmě skupina dalších parametrů a funkcí, které budou pro různé organizace různě cenné. Od synchronizace Outlooku či jiného poštovního klienta přes centrální zprávu práv uživatelů a jejich účtů až třeba po sdílení kontaktů, poznámek či kalendářů.

Závěrem

Pokud se již organizace rozhodne, že firemní pevný disk či server jejím potřebám nedostačuje nebo že je nepřiměřeně drahý, přichází na řadu výběr hotového řešení, které je většinou lepší a robustnější než nějaké vlastní, které by si člověk vytvářel sám. ICT odborníci mají často tendenci přeceňovat tvrdé parametry na úkor měkkých, personalisté a management často volí opačný přístup. Jen spojení obou konceptů dá dohromady pohled, který by byl pro organizaci skutečně přínosný a funkční.  

V navazujícím článku se zaměříme na porovnání jednotlivých variant, které se nabízejí, s tím, že se pokusíme dát prostor také právě zmíněným měkkým parametrům, které jsou v organizaci a při řízení jako takovém mimořádně důležité. Budou nás zajímat ta řešení, která jsou použitelná především v menších týmech do řádově patnácti lidí.