Hlavní navigace

Čitelnost a důvěryhodnost Vašich dokumentů může zmizet jako pára na hrncem

Archivace dokumentů je kritickou funkcí správy dokumentů. Může ušetřit náklady, zlepšit výkon aplikací a chránit firmy před vážnými právními problémy.
Doba čtení: 4 minuty

Sdílet

Zvláštní pozornost musí být věnována zajištění čitelnosti a důvěryhodnosti archivovaných elektronických dat během jejich životnosti – často desítky let. Čitelnost a důvěryhodnost archivovaných dat a informací může zmizet jako pára nad hrncem, pokud je stará technologie nahrazena novou, což je nevyhnutelný proces během životního cyklu archivačních řešení.

Společnost Komerční banka využívá pro ukládání dokumentů řady aplikací Document Management System (DMS) OpenText Documentum. Do roku 2019 byla data tohoto systému ukládána na dvojici objektově orientovaných datových úložišť EMC Centera. Tato úložiště však již nesplňovala aktuální požadavky na objem uložených dat a počet uložených objektů. Zároveň vzhledem k jejich stáří hrozilo zvýšené riziko výpadků a případný s tím související nedostatek náhradních dílů.

Při uvažování o modernizaci využívaného datového úložiště byly zvažovány různé varianty, včetně variant přechodu na open source řešení. Vzhledem k důležitosti uložených dat však požadavky na nové řešení nebyly pouze technologické. Důležitým aspektem výběru nového řešení bylo zachování garance autenticity uložených dat.

Stěžejní očekávání od nového řešení byla následující:

  • Nahrazení stávajícího úložiště novým úložištěm s vysokou mírou škálovatelnosti jak v objemu uložených dat, tak v počtu uložených objektů.

  • Zajištění transparentní migrace dat ze stávajícího úložiště s garancí autenticity migrovaných dat, a to za plného provozu všech aplikací.

  • Rozšíření možností využití datového úložiště pro budoucí aplikace prostřednictvím podpory moderních přístupových protokolů – S3, Swift, HDFS a další.

  • Společnost GAPP System, spol. s r.o. byla vzhledem ke své zkušenosti požádána o expertní názor a zpracování analýzy, která by vyhodnotila různé varianty řešení deklarovaných požadavků.

Navrhované řešení

Prvním krokem při návrhu řešení bylo zpracování analýzy, která vyhodnotila různé varianty řešení nového datového úložiště. Vzhledem k využití technologie CEPH v prostředí Komerční banky byl kladen důraz i na zahrnutí této technologie do analýzy, případně zhodnocení jiného open source řešení.

Stěžejními při posuzování vhodnosti jednotlivých variant se staly zejména aspekty související s transparentní migrací dat do nového řešení při zachování všech garancí, které původní úložiště zajišťovalo. Z tohoto důvodu nebylo vhodné, aby migrace byla prováděna na aplikační úrovni, kde by bylo nesnadné garantovat, že nedochází k manipulaci s daty.

Dalším důležitým aspektem při výběru nejvhodnější varianty bylo zvážení celkových nákladů a rizik daného projektu. Ačkoli open source řešení mohou na první pohled nabízet výhodnou pořizovací cenu, je nutné počítat s tím, že jejich nasazení a provoz se mohou výrazně promítnout např. do vyšších požadavků na personální zajištění. A to i při následném provozu a podpoře řešení. Vzhledem k důležitosti ukládaných dat pro Komerční banku se tak jako výhodnější v tomto ohledu jevilo zaměření na komerční technologie a etablované výrobce těchto technologií.

Na základě doporučení vzešlých z analýzy a zvážení dalších aspektů se Komerční banka rozhodla jako nová datová úložiště pro DMS pořídit a implementovat řešení Dell Technologies Elastic Cloud Storage (ECS). Toto řešení představuje nejmodernější objektově orientované datové úložiště od společnosti Dell Technologies.


Stěžejními aspekty, které rozhodly o výběru právě tohoto řešení byly:

  • Vysoká míra škálovatelnosti řešení a podpora moderních přístupových protokolů.

  • Zajištění transparentní migrace dat za plného chodu všech systémů s garancí autenticity veškerých migrovaných dat.

  • Adekvátní poměr cena/výkon daného řešení při srovnání s jinými alternativami.

Postup implementace a migrace

Stěžejním krokem nasazení nového řešení do produkčního provozu byla detailní příprava a vyjasnění postupu migrace dat ze stávajícího na nové řešení. Náročnost celé migrace spočívala zejména v nutnosti jejího průběhu za plného provozu řešení, neboť k úložišti připojené systémy neustále ukládají nové a nové dokumenty a jejich delší odstávka je z obchodních důvodů neakceptovatelná.

Na základě definovaných požadavků byl specialisty GAPP System navržen nejefektivnější možný způsob migrace spočívající v postupném přesunu stávajících dat do nového datového úložiště při zachování neustálého přístupu do úložiště stávajícího. Zároveň byly navrženy i alternativní záložní plány pro vybrané agendy, které reflektovaly zvýšené kapacitní požadavky Komerční banky už po dobu migrace.

Před zahájením samotné migrace bylo nové datové úložiště instalováno v obou datových centrech Komerční banky a integrováno do prostředí tak, aby byly splněny všechny standardní provozní požadavky včetně zajištění dohledu a vysoké dostupnosti celého řešení.

Podle předem připraveného harmonogramu byla následně ve spolupráci s aplikačními týmy Komerční banky a týmem pro správu datových úložišť zahájena migrace uložených dat.

Vyhodnocení projektu

Migrace veškerých dat z původních datových úložišť byla dokončena v březnu 2020. Migrace proběhla plánovaným způsobem a v souladu s harmonogramem celého projektu. Autenticita veškerých uložených dat byla zachována v souladu se stěžejními požadavky na projekt.

Po ukončení migrace došlo k postupnému odstavení původních datových úložišť.

Nově realizované datové úložiště přineslo Komerční bance zejména:

  • Výkonnou a robustní platformu pro ukládání objektově orientovaných dat.

  • Vysokou míru škálovatelnosti umožňující rychle reagovat na nové požadavky businessu.

  • Nástroj pro zajištění garance nesmazatelnosti a nezměnitelnosti ukládaných dokumentů.

Realizovaný projekt a následný provoz řešení dále potvrdily, že jak výběr konkrétní technologie, tak výběr implementačního partnera, který zajišťoval řízení implementace a celého postupu migrace, byly tou správnou volbou.

Pokud Vás podobné řešení trápí a zajímá, neváhejte se nám ozvat na sales@gapp.cz.