Když jsem zhruba před dvěma měsíci psal článek „CRM v Linuxu“, nepředpokládal jsem, že budu vzápětí recenzovat další systém CRM (Customer Relationship Management) založený opět na oblíbené trojici technologií Apache, PHP a MySQL. Vysvětluji si to dvěma fakty: Nejrychleji se rozvíjejícími technologiemi jsou právě technologie s otevřeným kódem a v oblasti informačních systémů jsou v současné době na postupu právě systémy CRM.
Systém NetOffice jeho autoři profilují jako kombinaci funkcionalit CRM (systém pro úspěšné řízení vztahů se zákazníky), groupware (systém pro řízení pracovních skupin) a document manager (systém řízení dokumentů). Z mého pohledu jde o CRM systém střední třídy s uzavřeným zdrojovým kódem, který je díky použité technologii platformně nezávislý. CRM NetOffice charakterizuje profesionální grafické provedení a velice přátelské ovládání, které připomíná ovládání kvalitní desktopové aplikace. Přehledné jednoduché formuláře, přístup k většině funkcí ze všech hlavních formulářů, vysvícená tlačítka aktivních funkcí, rozbalovací hlavní menu, to vše pomáhá uživateli v rychlém intuitivním zvládnutí práce v systému.
CRM NetOffice obsahuje tyto moduly:
- Firmy
- Osobní kontakty
- Uživatelé
- Kalendář
- Projekty
- Úkoly
- Jednání
- E-maily
- Webmail
- E-mail / SMS Info
- Dokumenty
- Poštovní kniha
- Katalog služeb
- Helpdesk
- Výkazy práce
- Administrace
Podívejme se na některé z nich.
Firmy
Formulář pro správu firem obsahuje většinu obvyklých datových polí. Očekávané je strukturování firem podle předmětu podnikání a podle dalších parametrů. Užitečné je exportování údajů o firmách do formátu VCF. Jednoduchost formuláře má své stinné stránky. Osobně mi chybělo řešení vztahů typu nadřízená společnost – podřízená společnost. Stejně tak jsem v systému nenašel možnost efektivně slučovat a rozdělovat záznamy několika firem. Ne zcela běžnou výbavou vzhledem k použité technologii je přímý export kontaktních dat do MS Outlooku. Bohužel zde jsou uživatelé Linuxu a jeho nástrojů znevýhodněni – snadný export do Evolution nebo do Kmailu se nekoná.
Kalendář
Jeho provedení respektuje zažité zvyklosti. Z jedné vlastnosti je vidět praktické uvažování autorů systému. Pomocí kalendáře je možné plánovat nejen časový rozvrh osob, ale i dalších zdrojů – místností a prostředků (vozidel, projektorů).
Dokumenty
Základem systému řízení dokumentů je propojení jednotlivých souborů uložených v souborovém systému s metadaty (databázovými informacemi) zařazujícími dokumenty do struktury systému. Dokumenty jsou kromě rozhraní systému přístupné pomocí služeb souborového serveru. Ten je realizován na Linuxu pomocí Samby (ve Windows přístup přes „Okolní počítače“). Systém nabízí stromovou strukturu adresářů, která se podobá stromu v průzkumníkovi, tlačítko pro scanování a možnost zobrazení dokumentů neobsahujících metadata, to vše je velice intuitivní a příjemné.
Přítomnost a funkcionalita modulů „Katalog služeb“, „Projekty“, „Výkazy práce“ a „Helpdesk“ napovídá, jakému druhu společností vychází systém NetOffice nejvíce vstříc. Konzultační společnosti, softwarové společnosti, konstrukční kanceláře, DTP studia a další společnosti, jejichž základním předmětem obchodu je poskytování služeb, naleznou v systému právě to, co potřebují. K tomu autoři systému nabízí jeho plné přizpůsobení potřebám zákazníka.
Systém NetOffice velmi dobře naplňuje filozofii CRM, tj. soustředí věškerou komunikaci se zákazníkem do jedné databáze pomocí modulů „E-maily“, „Jednání“ a „Poštovní kniha“. Odesílání e-mailů přímo ze systému je u CRM systémů obvyklé, méně obvyklé je ale odesílání SMS zpráv. Proto autoři NetOffice rovněž zaručují podporu externích telefonních systémů (CTI).
Cenová politika společnosti OfficePlus s. r.o., která systém vytváří a distribuuje, je příznivá. Pozicuje NetOffice do cenové úrovně výrazně nižší, než je obvyklé u tradičních groupwarových řešení. A to nehovořím o porovnání s cenovou úrovní obvyklou u CRM řešení střední třídy, kam NetOffice z pohledu funkcionality patří.
Na očekávanou otázku, zda je lepší zvolit NetOffice, nebo dříve rezenzovaný EPN Anyware, není jednoznačná odpověď. CRM EPN Anyware je dle mého mínění vybaven méně intuitivním a propracovaným ovládáním než NetOffice, ale obsahuje některé moduly, které v NetOffice nenajdete (Ceník, Nabídky…). Proto vhodnost nasazení toho či onoho systému bude záviset na specifikaci konkrétních požadavků zákazníka. Doba, kdy kvalitní řešení nižší a střední třídy byla postavena téměř bez výjimky na technologiích Microsoftu, je nenávratně pryč. CRM NetOffice je toho důkazem.
