Clockify bylo málo, Toggl nestačil a Jira byla pomalá.

Jak vydělávat peníze konkrétní prací na projektech a nezdržovat se obsluhou plánovacího  softwaru, nám poví majitel společnosti JchSoft s.r.o. Josef Chmel, který stojí za vznikem  aplikace WorkVector.  

Firmy využívají software na plánování práce, jejichž používání je zdlouhavé a musí  vyplňovat mnoho údajů pořád dokola a prostředí je spíš zmatené a těžkopádné. Přes  rozsáhlé možnosti těchto softwarů nemají uživatelé jak zjistit tak základní věc, jako je  efektivita pracovníků. 

V tomto článku vám chceme popsat, jak jsme své zkušenosti přetavili do WorkVectoru a  jaké benefity nám jeho používání ve firmě přináší. 

Pro koho ten WorkVector vlastně je? 

WorkVector je koncipovaný pro malé firmy nebo týmy, freelancery nebo živnostníky  pracující na více projektech. Hlavně pro softwarové firmy, které mají repository na Githubu,  protože těm to ulehčí práci úplně nejvíc. 

To mě zajímá, v čem spočívá to ulehčení práce? 

Při commitování do Gitu zapisuje vývojář co dělal a často přidává i odkaz na úkol.  WorkVector z těchto informací vyrábí rovnou záznamy práce pod úkolem. 

Autor: workvektor

Využije aplikaci někdo, kdo nepracuje s Githubem? 

Z pohledu zaměstnance v IT firmě využiji WorVector od začátku pracovního dne. Díky  naplánovaným úkolům s prioritami vím, co je třeba udělat hned a můžu reagovat. Nemusím  se vyptávat a náplň své práce vidím na jednom místě. Eviduji si čas práce a mám tak během  dne přehled o odpracované době. V těchto časech, kdy jsme často na home working, se to  velmi hodí. 

Na HomePage píšete o evidenci práce, proč bych vlastně měl vůbec práci  evidovat?

Z vlastních neblahý zkušeností, kdy jsme práci neevidovali, vím, že při fakturaci dochází  častokrát k řešení nejasností ohledně času a konečné ceny. Díky evidenci práce můžu  zákazníkovi exportovat výkaz práce za dané období, které je zcela přesné. Opakovaně se  nám osvědčilo, že tento přehled práce, který odesílám společně s fakturaci je také důvodem  proč se k nám zákazníci vracejí a naše vztahy jsou přátelské. Pořádek dělá přátelé. 

Jak se vám tento systém osvědčil v době pandemie Covidu? 

Kdyby nebyla kancelář prázdná nevšimnul bych si, že je něco jinak. Díky přehledu událostí  vědí všichni členové týmu co se ve firmě děje, ať jsme kdekoliv na světě. V pandemii jsem  respektoval, že má každý jiné potřeby i režim a přitom měl jistotu, že práce bude odvedena na 100%. Každý zaměstnanec má vlastní lištu, kde vidí odpracovaný čas pro den, týden i měsíc. V aplikaci si jednotlivě nastavíme polední pauzu, dovolenou, obvyklý začátek práce  a taky bere v potaz státní svátky.  

Mohlo by se zdát, že aplikací tohoto druhy je mnoho, v čem jste jiní? 

Za celou svou, dovolím si říct, dlouhou programátorskou kariéru, jsem vyzkoušel kde co.  Jira je děsně pomalá, Redmine je ošklivý a nepřehledný, v Trello je evidence práce příliš primitivní, Toggl po delším používání začne být otravný způsobem zaznamenávání práce. A takto to šlo s mnoha dalšími aplikacemi. 

V čem jsme jiní? Už od přihlášení do aplikace na vás dýchne svěží design, intuitivní  orientace v prostředí i způsob ovládání. Snažíme se eliminovat zbytečné činnosti a využít aplikaci k evidenci práce, plánování projektů i úkolů a jako jednoduché CRM. Jako bonus  pro mě, jako vedoucího, je tu přehled o efektivitě jednotlivých zaměstnanců, procentuální  ukazatel dokončenosti projektů i úkolů, viditelný přehledný tok událostí jak celkově, tak na  projektu nebo za pracovníka individuálně.  

Na svém webu často zmiňujete automatizaci. Co to vlastně je? 

Některé činnosti s obsluhou plánovacích aplikací se stále opakují. Uživatele takové věci  otravují a zdržují. Proč nevyužít uložených dat, současných aplikačních možností a  propojení k tomu, aby tyto činnosti dělal software za nás. Pojďme se podívat na pár  příkladů: 

Předvyplnění úkolu: Při zakládání nových úkolů, místo abych musel vyplnit úkol pokaždé  znovu, workvector mi předvyplní parametry úkolu, z úkolu stejného typu jako minule. Tento  proces dokáže vedoucímu ušetřit i několik hodin denně. 

Předvyplnění práce: Zadávání práce je snadnější díky tomu, že se začátek, konec i progres  předvyplní automaticky. 

Periodické úkoly: Úkoly, které se opakují v určité periodě, se vždy pro daný čas vytvoří zase  znovu. Jako šéf si ušetřím opakované zadávání stejných úkolů. Zaměstnanec vidí co má  dělat, nemusíme řešit, že zapomněl. 

Nápad se stane úkolem: Například při vytvoření práce do nápadu se nápad přepne na úkol. 

GitHub automatizace: Při založení pull requestu se založí poznámka k úkolu. Při schválení  pull requestu se schválí i úkol. 

Easy redmine: Při propojením s EasyRedmine se důležité akce ve Workvectoru zrcadlí do  EasyRedmine. 

Náhled markdown: Funguje stejně jako náhled v Githubu. 

Posouvání štítků: Stav úkolu se automaticky mění. Nový úkol se přepne do stavu ,,pracuje  se” při založení nové práce. Úkol se splní tím, že je přidána práce na 100%. V zobrazení Kanban se kartičky tím pádem posunují samy.

V čem je WorkVector vytvořený?  

Základem je Ruby on Rails. Aplikace je monolitní. Používáme background jobs, HotWire  (websockets), PostgreSql s notifikacemi, Puma (16 workerů), Nginx jako proxy. 

Jaký byl pro vás vstup na trh? 

Jako pro každý start-up, nebyl snadný. Od začátku vývoje jsme ale věděli, že nechceme  zůstat jen u české verze, WorkVector je také v anglické a nově i Slovenské mutaci. Vývoj  WorkVectoru trval několik let a financovali jsme jej z vlastních zdrojů. Projekt neustále  posouváme a snažíme se zacílit hlavně na firmy jako jsme my, takže programátorské. 

Je asi jasné, že u vás ve firmě je asi jasné, že WorkVector běží, máte nějaký příklad, kdy nejvíc oceníte jeho schopnosti? 

Využíváme ho denně, ale jako majitel firmy, koncem měsíce ušetřím mnoho času, když vytvářím faktury. Protože Workvector umí exportovat měsíční výkaz přímo do faktury na  Fakturoid a iDoklad. A jen na jedno kliknutí. Mám také kdykoliv jasný přehled ohledně odvedené práce zaměstnanců a jejich odpracovaném čase. 

Doporučil by jste WorkVector začínajících firmám? 

Určitě, protože se vyhnou při startu běžným chybám. Je důležité znát, která činnost vám  dokáže vydělat peníze a kolik času jsou provozní věci, které naopak do firmy nepřispějí  finančně. Zaměstnanci mají při užívání aplikace svobodu vybrat si úkol na kterém chtějí pracovat, a tak si rozvrhnout práci i čas. Díky okamžitému přehledu o odpracovaném čase si  mohou práci lépe rozložit v průběhu dne, týdne i měsíce. Průběžný přehled vykonané práce  je pro všechny satisfakcí za vynaložené úsilí.