Portál
Vítejte na vstupní stránce Open-Xchange. Vstupní stránka je pro vás vstupem do celého groupware. Všechny důležité informace jsou shrnuty zde, tímto způsobem můžete rychle získat přehled o tom, co se děje v groupware. Pomocí rychlého přehledu máte dostupné všechny podstatné informace o nadcházejících událostech, úkolech nebo o stavu probíhajících projektů. Portál vás informuje o příchozí poště s aktuálním náhledem na přijaté zprávy. Všechny uvedené informace jsou přístupné pouhým kliknutím na jejich název.
Kalendář
Kalendář je účinný nástroj, který můžete použít k dosažení vlastních událostí, skupinových událostí a pro použití zdrojů. Poskytuje vám nepřeberné možnosti k plánování Vašich událostí s ostatními uživateli systému. Velký důraz je kladen na možnosti plánování času ve skupinách. Při vytváření skupinové události lze zkontrolovat dostupnost ostatních účastníků. Události se mohou účastnit nejen uživatelé, ale také zdroje. Zdrojem může být automobil, projektor či jiná věc využívaná ve společnosti více zaměstnanci.
Informace o události
Kontakty
Správa kontaktů s rozdělením informací kontaktu do podskupin ( osobní informace, obchodní informace, komunikace). Veškeré kontakty lze rozdělovat do sdílených složek, kde lze nastavit práva přístupu a manipulace s kontakty. Pro snadnou manipulaci s kontakty je integrováno prohledávání a třídění podle různých filtrů. Uživatel si tak může připravit seznam kontaktů dle jejich narozenin s adresními informacemi pro rozesílání dárků klientům.
Založení kontaktu
Úkoly
Tato stránka vám nabízí přehled všech úkolů vám určených. Všechna uplynulá data jsou zvýrazněna oranžově. Uspořádání tabulky můžete změnit kliknutím na jednu ze žlutých šipek (nahoru vzestupně, dolů sestupně) v jejím záhlaví. Použitím roletového menu v záhlaví tabulky můžete určit, kolik se objeví položek na jedné stránce. Pro zobrazení detailů určitého úkolu klikněte na ikonku prvního sloupce v tabulce nebo na název úkolu. Ikonka v prvním sloupci označuje, zda se jedná o osobní nebo skupinový úkol. Úkol může být samostatný nebo přiřazený k určitému projektu. Při přiřazení k projektu jsou cena a čas úkolu započítávány do celkového času a nákladů na projekt.
Úkoly
Propojení informací
Veškeré informace v systému lze mezi sebou provázat pomocí skladiště. Skladiště zajišťuje propojení informací tak, aby bylo možné např. připojení kontaktů a dokumentů k zvolenému projektu. Při práci s projektem není potřeba prohledávat sklad dokumentů pro přístup na požadovaný dokument. Stačí vybrat připojený dokument a po klepnutí na něj jste automaticky přesměrováni do odpovídající složky dokumentů s náhledem na informace o dokumentu. Takto systém splňuje základní podmínku CRM na propojení informací.
Projekty
Umožňují sdružení úkolů do jednotlivých celků evidovaných pod názvem určitého projektu. U projektu lze stanovit předpokládanou dobu a cenu. Skutečná doba je následně automaticky vypočítávána z doby strávené na připojených úkolech. Plně automatický výpočet doby a nákladů za pomoci údajů o událostí, úkolů a importovaných účetních dokladů lze do systému dokoupit jako nadstavbový modul. Tým pracující na zadaném projektu má dostupné informace o průběhu projektu společně s potřebnými dokumenty. Při změně projektu mohou být ostatní účastníci automaticky informováni o změnách emailem.
Přehled projektů
Dokumenty
Skladiště dokumentů přístupné pomocí webového rozhraní. Ukládat zde můžete libovolné soubory tak, jak tomu je na vašem lokálním disku, ale za pomoci www rozhraní. Přístup tak není omezen pouze na lokální síť jako u sdílených disků na serveru. Při změně dokumentu je automaticky uchována předchozí verze dokumentu. V případě potřeby tak máte možnost zvolit, jaká verze bude aktuální. Tento způsob práce je velmi výhodný při tvorbě smluv, kdy občas potřebujeme znát i historii tvorby smlouvy. Přístup k dokumentům je možný pomocí WebDAV protokolu. Pro tento způsob práce s dokumenty existuje mnoho klientských aplikací umožňujících připojení dokumentů jako lokální disk. Pro práci s WebDAV jsou připraveny i aplikace MS Office, OpenOffice.org, Photoshop … U těchto aplikací tak můžete pracovat přímo se vzdálenými dokumenty.
Sklad dokumentů
Znalosti
Slouží k ukládání textových informací přímo přístupných pouze za pomoci www rozhraní Open-Xchange. Znalostní položky se hodí především pro ukládání interních podnikových směrnic a návodů na obsluhu programů, nebo zařízení, kde nejsou požadovány obrázky.
Informace o znalostní položce
Odkazy
Odkazy nahrazují centrální úložiště záložek z www prohlížeče. Jednotlivé položky tak obsahují název a adresu internetového odkazu. Vhodné je ukládat zde především důležité internetové adresy, aby byly přístupné ve společnosti.
Fórum
Jedná se o webové rozhraní k diskuznímu fóru. Diskuzní fórum slouží k vkládání otázek s následným řešením dalších účastníků fóra. Například vývoj, kdy je založeno diskuzní fórum týkající se vývoje s definováním řešeného problému. Přístup na jednotlivá fóra lze omezit podle definovaných přístupových práv. Další možností využití je zpřístupnění diskuzního fóra pro zákazníky, kde budou řešeny a zodpovězeny jejich dotazy. Zákazník tak získá databázi, kde časem nalezne odpověď na většinu požadovaných dotazů.
Nástěnka
Slouží k ukládání časově omezených informací zobrazujících se na portálu uživatele při přihlášení na Open-Xchange.
Je klasické www rozhraní pro práci s emaily. Na rozdíl od většiny www emailových rozhraní je zde integrována jazyková kontrola a možnost psaní html zpráv. Ve zprávě tak můžete formátovat text podobně jako v textovém editoru. Tuto funkcionalitu však může administrátor vypnout. Při psaní zpráv je adresář Open-Office integrován pro komfortní práci při zadávání a výběru adresátů. Pro pohodlnou práci s emaily je možné definovat třídící pravidla při doručení zprávy.
Rozhraní webmailu
