Hlavní navigace

Linux v kanceláři - Otevřete si kancelář

Lubomír Čevela

Vzhledem k tomu, že velmi podstatnou část nákladů na kancelářský software tvoří balík kancelářských aplikací, je nasnadě, že ten, kdo chce uspořit, začne právě u něj. Nejkvalitnějším kancelářským balíkem ze světa svobodného software je v současné době OpenOffice.org. Podívejme se tedy na rozdíly mezi ním a současným komerčním standardem MS Office a na jejich vzájemnou souborovou kompatibilitu.

Doba čtení: 5 minut

Proč kancelářský balík?

Balík kancelářských programů je v principu naprosto mylně považován za vynález firmy Microsoft. Není tomu tak. Pamatuji dobu, kdy českým PC vládly textové editory T602 a Word Perfect, pracující pod MS DOSem. Později ve věku Windows 3.x přišel velmi příjemný textový procesor Ami Pro a vynikající tabulkový kalkulátor Lotus 1–2–3. Ale to už začínala éra absolutní nadvlády MS Office 6.0. Microsoftu se podařilo zvítězit v soutěži s Novellem, Lotusem a bohužel i s naší českou Text602/Calc602. Tím chci vyjádřit pouze myšlenku, že kancelářský balík nepovažuji za něco špatného, ale naopak za základní software pro běžného kancelářského uživatele.

Proč OpenOffice.org

Aby se kancelářský balík prosadil u většiny uživatelů, musí v současné době splňovat dvě základní podmínky. Musí být funkčně zhruba rovnocenný standardu, na který jsou uživatelé zvyklí, a musí být dostatečně souborově kompatibilní s tím, co uživatelé nejčastěji používají. Dle současné situace se jedná o funkční úroveň a souborovou kompatibilitu s MS Office 97 a vyšší. Nemá cenu naříkat nad tím, jak je situace špatná a že je nutné se porovnávat s jakýmsi neoficiálním proprietárním standardem. Důležité je, že OpenOffice.org obě dvě výše uvedené podmínky bezezbytku splňuje a přináší k nim něco navíc. Podle mě je velmi výhodné, jestliže migrace Windows – Linux může probíhat postupně a zvolený kancelářský balík bude naprosto shodný ve Windows i v Linuxu (event. v MacOS nebo v Solarisu). V případě, že OpenOffice.org nahradí na většině stanic MS Office (nic si nebudeme nalhávat – v mnoha firmách tím dojde k legalizaci software), budou uživatelé pozdější migrací na Linux mnohem méně obtěžováni, budou zkrátka pracovat ve stejném software jako pod Windows. Úspora = (počet stanic s OpenOffice.org * cena licence MS Office) – náklady na migraci. Věřím tomu, že přijde-li administrátor sítě nebo IT manager s touto jednoduchou kalkulací za ekonomickým ředitelem firmy, získá na svou stranu velmi vlivného spojence. Ve firemním prostředí je zkrátka nutné za jakýmkoli počínáním vidět výsledné přínosy a náklady vyjádřené v penězích.

Kompatibilita souborových formátů

Moje osobní zkušenost je taková, že při rozumném používání OpenOffice.org (OOo) si vaši kolegové s MS Office 97/2000/XP ani nevšimnou, že používáte něco jiného než oni. Ona totiž ani kompatibilita mezi jednotlivými verzemi a jazykovými mutacemi MS Office není zcela dokonalá. Vzpomínám si na jednu hezkou historku, kdy moji kolegové v německu četli dokumenty vytvořené v mojí české Office97 a zobrazovaly se jim řecké znaky. Co je tedy dobré dodržet, aby vaše dokumenty byly dokonale přijatelné pro vaše partnery vybavené MS Office 97/2000/XP:

  1. Vytvořte si vlastní šablonu nejlépe načtením a úpravou šablony Normal.dot z MS Wordu. V případě nouze poslouží i jakýkoliv dokument, je ale dobré vědět, v jaké přesně verzi MS Office vznikl a jakou měl historii.

  2. K formátování textu používejte tak jako ve Wordu především textové styly. Zapamatujte si, že přístup k textovým stylům, které ve vašem dokumentu ještě nemáte, je v OOo realizován pomocí „Stylisty“, který se spouští klávesou F11. Dodržujte tvorbu odstavců a nepoužívejte oblíbenou, ale nekorektní metodu typu „několik mezerníků a několik enterů“.

  3. Vyvarujte se vektorových objektů (ekvivalent kreslení v MS Wordu). Nakreslete obrázek zvlášť a vložte jej do OOo v rastrovém tvaru. V případě, že je to nepřípustné (vaši partneři chtějí obrázek dále zpracovávat), vyberte všechny součásti vektorového obrázku a proveďte příkaz „Seskupit“. Po seskupení ukotvěte vektorový objekt ke stránce pomocí příkazu „Ukotvit“. Pak i po načtení do MS Wordu zůstane vektorová grafika na svých místech a v poměrně použitelném tvaru.

  4. Dejte si pozor, abyste do dokumentu vkládali obrázek a nejen odkaz na něj (zatržítko „Odkaz“ při vkládání obrázku).

  5. Po vložení rastrového obrázku proveďte zamčení jeho pozice a velikost pomocí sekvence Pravé tlačítko myši – Obrázky – Volby – Zamknout – Umístění – Velikost. Po načtení do MS Wordu zůstane obrázek ve své velikosti a na svém místě.

    Ukotvení obrázku

  6. Doporučuji před odesláním kolegovi každý dokument uložit v požadovaném formátu MS Office a znovu jej načíst. Vstupní filtr OpenOffice.org se chová velmi podobně jako MS Office a odhalíte tak naprostou většinu možných chyb.

  7. Impress nedokáže vložit video do prezentace a rovněž nedokáže přehrávat video v prezentaci. Nenuťte ho k tomu.

  8. Sdílíte-li často své dokumenty s uživateli MS Office, nastavte-si nativní ukládání souborů své OOo na formáty MS Office (doc, xls, ppt) pomocí volby z roletového menu Nástroje – Volby – Načítání ukládání – Obecné. Ale pozor. Toto nastavení přináší i nevýhody. Může se vám stát, že vám OOo bude „zapomínat“ textové styly a rozhazovat formátování dokumentů. Výhodou je, že OOo bude automaticky používat formáty MS Office a nebude se vás na nic ptát.

    Ukládání

  9. Vyhněte se vloženým „OLE“ (OOo má v sobě obdobný mechanismus) objektům typu tabulka z tabulkového kalkulátoru vložená do textového dokumentu. Tyto složeniny jsou sice při přenosu OOo – MS Office většinou funkční, ale jsou potenciálním zdrojem problémů.

  10. Pokud posíláte dokument pouze ke čtení, je výhodné provést jeho export do formátu PDF. Postačí soubor přímo z OOo vytiskout do souboru s nastavením tiskárny PDF 1.4 Converter (Press nebo Screen). Výsledkem je korektní PDF soubor, se kterým si Adobe Acrobat Reader vašich kolegů bez problémů poradí. Zjistil jsem, že např. odeslaná objednávka v PDF dokumentu působí na vaše okolí mnohem profesionálněji než objednávka ve formátu MS Wordu.

Doufám, že jste po těchto radách nenabyli dojmu, že kompatibilita OOo s formáty MS Office je nevalná. Tvoříte-li běžné texty s formátovanými odstavci, vloženými tabulkami a obrázky, prakticky se s těmito problémy nesetkáte. Výsledkem mého osobního průzkumu mezi uživateli MS Office z různých firem je zjištění, že právě tyto jednoduché dokumenty tvoří naprostou většinu. Totéž platí pro soubory tabulkového kalkulátoru. Problémy nastávají, až jakmile se při tvorbě svých dokumentů graficky „odvážete“.

MIF18 tip v článku témata

Vlastnosti a funkce

Spousta uživatelů má při přechodu na jiný kancelářský balík strach, že v něm nenajdou zrovna ty funkce, které nejvíce potřebují a na které jsou zvyklí. V případě OOo není důvod k obavám. Běžné funkce pro formátování textu, formátování tabulek, vzorečky v tabulkách, kontrolu pravopisu apod. jsou v OOo prakticky na ekvivalentní úrovni a uživatelé je najdou v menu většinou na stejných místech jako v MS Office. Některé funkce jsou maličko jiné, ale řekl bych, že přechod na OOo nebude pro většinu uživatelů horší než přechod např. z Office 95 na Office 2000. Narazí pouze ti uživatelé, kteří vkládají do svých dokumentů videosekvence, a uživatelé, kteří využívají makra ve Visual Basicu for Application. Běh těchto maker není (zatím?) pod OOo podporován. OOo používá pro makra vlastní formát. Vzhledem k tomu, že většina uživatelů se setká s makry ponejvíce ve formě makrovirů, nepovažuji tento problém za zásadní. Větším problémem je absence kvalitního groupwarového klienta srovnatelného s MS Outlookem. Ale o tom až příště.

Linky: Tutorial Linux v kanceláři na ROOT.cz

Našli jste v článku chybu?