Linux v kanceláři - Otevřete si kancelář

Proč kancelářský balík?

Balík kancelářských programů je v principu naprosto mylně považován za vynález firmy Microsoft. Není tomu tak. Pamatuji dobu, kdy českým PC vládly textové editory T602 a Word Perfect, pracující pod MS DOSem. Později ve věku Windows 3.x přišel velmi příjemný textový procesor Ami Pro a vynikající tabulkový kalkulátor Lotus 1–2–3. Ale to už začínala éra absolutní nadvlády MS Office 6.0. Microsoftu se podařilo zvítězit v soutěži s Novellem, Lotusem a bohužel i s naší českou Text602/Calc602. Tím chci vyjádřit pouze myšlenku, že kancelářský balík nepovažuji za něco špatného, ale naopak za základní software pro běžného kancelářského uživatele.

Proč OpenOffice.org

Aby se kancelářský balík prosadil u většiny uživatelů, musí v současné době splňovat dvě základní podmínky. Musí být funkčně zhruba rovnocenný standardu, na který jsou uživatelé zvyklí, a musí být dostatečně souborově kompatibilní s tím, co uživatelé nejčastěji používají. Dle současné situace se jedná o funkční úroveň a souborovou kompatibilitu s MS Office 97 a vyšší. Nemá cenu naříkat nad tím, jak je situace špatná a že je nutné se porovnávat s jakýmsi neoficiálním proprietárním standardem. Důležité je, že OpenOffice.org obě dvě výše uvedené podmínky bezezbytku splňuje a přináší k nim něco navíc. Podle mě je velmi výhodné, jestliže migrace Windows – Linux může probíhat postupně a zvolený kancelářský balík bude naprosto shodný ve Windows i v Linuxu (event. v MacOS nebo v Solarisu). V případě, že OpenOffice.org nahradí na většině stanic MS Office (nic si nebudeme nalhávat – v mnoha firmách tím dojde k legalizaci software), budou uživatelé pozdější migrací na Linux mnohem méně obtěžováni, budou zkrátka pracovat ve stejném software jako pod Windows. Úspora = (počet stanic s OpenOffice.org * cena licence MS Office) – náklady na migraci. Věřím tomu, že přijde-li administrátor sítě nebo IT manager s touto jednoduchou kalkulací za ekonomickým ředitelem firmy, získá na svou stranu velmi vlivného spojence. Ve firemním prostředí je zkrátka nutné za jakýmkoli počínáním vidět výsledné přínosy a náklady vyjádřené v penězích.

Kompatibilita souborových formátů

Moje osobní zkušenost je taková, že při rozumném používání OpenOffice.org (OOo) si vaši kolegové s MS Office 97/2000/XP ani nevšimnou, že používáte něco jiného než oni. Ona totiž ani kompatibilita mezi jednotlivými verzemi a jazykovými mutacemi MS Office není zcela dokonalá. Vzpomínám si na jednu hezkou historku, kdy moji kolegové v německu četli dokumenty vytvořené v mojí české Office97 a zobrazovaly se jim řecké znaky. Co je tedy dobré dodržet, aby vaše dokumenty byly dokonale přijatelné pro vaše partnery vybavené MS Office 97/2000/XP:

1. Vytvořte si vlastní šablonu nejlépe načtením a úpravou šablony Normal.dot z MS Wordu. V případě nouze poslouží i jakýkoliv dokument, je ale dobré vědět, v jaké přesně verzi MS Office vznikl a jakou měl historii.

2. K formátování textu používejte tak jako ve Wordu především textové styly. Zapamatujte si, že přístup k textovým stylům, které ve vašem dokumentu ještě nemáte, je v OOo realizován pomocí „Stylisty“, který se spouští klávesou F11. Dodržujte tvorbu odstavců a nepoužívejte oblíbenou, ale nekorektní metodu typu „několik mezerníků a několik enterů“.

3. Vyvarujte se vektorových objektů (ekvivalent kreslení v MS Wordu). Nakreslete obrázek zvlášť a vložte jej do OOo v rastrovém tvaru. V případě, že je to nepřípustné (vaši partneři chtějí obrázek dále zpracovávat), vyberte všechny součásti vektorového obrázku a proveďte příkaz „Seskupit“. Po seskupení ukotvěte vektorový objekt ke stránce pomocí příkazu „Ukotvit“. Pak i po načtení do MS Wordu zůstane vektorová grafika na svých místech a v poměrně použitelném tvaru.

4. Dejte si pozor, abyste do dokumentu vkládali obrázek a nejen odkaz na něj (zatržítko „Odkaz“ při vkládání obrázku).

5. Po vložení rastrového obrázku proveďte zamčení jeho pozice a velikost pomocí sekvence Pravé tlačítko myši – Obrázky – Volby – Zamknout – Umístění – Velikost. Po načtení do MS Wordu zůstane obrázek ve své velikosti a na svém místě.

   

6. Doporučuji před odesláním kolegovi každý dokument uložit v požadovaném formátu MS Office a znovu jej načíst. Vstupní filtr OpenOffice.org se chová velmi podobně jako MS Office a odhalíte tak naprostou většinu možných chyb.

7. Impress nedokáže vložit video do prezentace a rovněž nedokáže přehrávat video v prezentaci. Nenuťte ho k tomu.

8. Sdílíte-li často své dokumenty s uživateli MS Office, nastavte-si nativní ukládání souborů své OOo na formáty MS Office (doc, xls, ppt) pomocí volby z roletového menu Nástroje – Volby – Načítání ukládání – Obecné. Ale pozor. Toto nastavení přináší i nevýhody. Může se vám stát, že vám OOo bude „zapomínat“ textové styly a rozhazovat formátování dokumentů. Výhodou je, že OOo bude automaticky používat formáty MS Office a nebude se vás na nic ptát.

   

9. Vyhněte se vloženým „OLE“ (OOo má v sobě obdobný mechanismus) objektům typu tabulka z tabulkového kalkulátoru vložená do textového dokumentu. Tyto složeniny jsou sice při přenosu OOo – MS Office většinou funkční, ale jsou potenciálním zdrojem problémů.

10. Pokud posíláte dokument pouze ke čtení, je výhodné provést jeho export do formátu PDF. Postačí soubor přímo z OOo vytiskout do souboru s nastavením tiskárny PDF 1.4 Converter (Press nebo Screen). Výsledkem je korektní PDF soubor, se kterým si Adobe Acrobat Reader vašich kolegů bez problémů poradí. Zjistil jsem, že např. odeslaná objednávka v PDF dokumentu působí na vaše okolí mnohem profesionálněji než objednávka ve formátu MS Wordu.

Doufám, že jste po těchto radách nenabyli dojmu, že kompatibilita OOo s formáty MS Office je nevalná. Tvoříte-li běžné texty s formátovanými odstavci, vloženými tabulkami a obrázky, prakticky se s těmito problémy nesetkáte. Výsledkem mého osobního průzkumu mezi uživateli MS Office z různých firem je zjištění, že právě tyto jednoduché dokumenty tvoří naprostou většinu. Totéž platí pro soubory tabulkového kalkulátoru. Problémy nastávají, až jakmile se při tvorbě svých dokumentů graficky „odvážete“.

Vlastnosti a funkce

Spousta uživatelů má při přechodu na jiný kancelářský balík strach, že v něm nenajdou zrovna ty funkce, které nejvíce potřebují a na které jsou zvyklí. V případě OOo není důvod k obavám. Běžné funkce pro formátování textu, formátování tabulek, vzorečky v tabulkách, kontrolu pravopisu apod. jsou v OOo prakticky na ekvivalentní úrovni a uživatelé je najdou v menu většinou na stejných místech jako v MS Office. Některé funkce jsou maličko jiné, ale řekl bych, že přechod na OOo nebude pro většinu uživatelů horší než přechod např. z Office 95 na Office 2000. Narazí pouze ti uživatelé, kteří vkládají do svých dokumentů videosekvence, a uživatelé, kteří využívají makra ve Visual Basicu for Application. Běh těchto maker není (zatím?) pod OOo podporován. OOo používá pro makra vlastní formát. Vzhledem k tomu, že většina uživatelů se setká s makry ponejvíce ve formě makrovirů, nepovažuji tento problém za zásadní. Větším problémem je absence kvalitního groupwarového klienta srovnatelného s MS Outlookem. Ale o tom až příště.

Linky: Tutorial Linux v kanceláři na ROOT.cz