Co si můžeme pod „administrativními úkony“ vlastně představit? V prvé řadě je to psací stroj. Dnes opravdu již jen v málo kancelářích najdete psací stroj, obvykle asi jen elektrický. Stále častěji jej nahrazuje právě počítač s příslušným programem a s připojenou tiskárnou. Programu „simulujícímu“ psací stroj se odborně říká textový editor či textový procesor. Jedná se o program, který vám umožní text do počítače zadat, uchovat na pozdější použití a třeba vytisknout. Textové editory můžeme rozdělit na 2 základní druhy – na ty, které pracují s tzv. plain textem (prostý text) a na programy umožňující text formátovat (rozuměj nastavit barvu či velikost písma, vkládat obrázky atd.)
Prostý text obvykle používají spíše programátoři, běžní uživatelé text určitě formátují. Možnosti těchto programů dnes už došly tak daleko, že i s použitím relativně běžných editorů můžete vytvářet docela profesionálně vypadající dokumenty. Zkušenější uživatelé vám řeknou, že není nad specializovaný program, a můžete je ignorovat, protože až vám váš textový editor začne bránit v rozletu, sami to jistě poznáte. Zjednodušeně můžeme říci, že se nemusíte stresovat tím, jestli používáte správný nástroj na zpracování textu. Příkladem takové aplikace je např. Abiword nebo Ted.
Dalším dosti často používaným úkonem je počítání na kalkulačce či propočet nějakých pravidelně používaných vzorečků. Existují samozřejmě programy emulující klasickou kalkulačku, my se však budeme bavit o programech, které nazýváme tabulkovými kalkulátory. Jedná se o aplikace umožňující používat mnoho matematických funkcí v jedné přehledné tabulce o několika sloupcích či řádcích. Umístění do tabulky má totiž mnoho výhod. Na úplně jednoduché výpočty se příliš nehodí, tam je kalkulačka rychlejší. Tabulky však lze mezi sebou vzájemně propojovat, takže v jedné můžete vést ceník a zároveň v druhé můžete vytvořit fakturu, která bude z vašeho ceníku „vytahovat“ aktuální ceny. Výpočty však práce s tabulkovým kalkulátorem nekončí, protože dosti často využívanou možností je tvorba grafů. Platí totiž staré známé pravidlo, že jeden graf řekne více než sled čísel. Samostatným tabulkovým kalkulátorem je např. Gnumeric.
Malá kancelář si vystačí se dvěma jmenovanými aplikacemi, obvykle však mezi kancelářské aplikace můžeme řadit ještě jiné „pomocníky“. Jako první se nabízí program práci s daty uloženými do tzv. databází. Databází může být např. váš telefonní seznam, skladové hospodářství či seznam vašich DVD. Menší databáze můžete vést i s použitím tabulkového kalkulátoru (a mnoho uživatelů to tak dělá), ty rozsáhlejší však můžete spravovat právě pomocí těchto programů. Obvykle vám umožňují vytvořit si s jejich pomocí novou databázi a k nim příslušné uživatelské rozhraní. Zkušený uživatel pak může vytvořit svou vlastní aplikaci a používat ji pak mohou i naprostí začátečníci. Tvorba rozhraní je pak usnadněna integrovanými nástroji, ale není úplně triviální. K dispozici jsou např. Kexi či HSQLDB.
Pokud chcete své firemní výsledky prezentovat nějakému posluchačstvu, nemusíte vše složitě tvořit na papír (řekněme grafy, základní body atd.) a využít k tomu digitální formu. Na starosti to mají programy pro tvorbu prezentací. K dispozici dostanete celou obrazovku, na kterou můžete postupně napsat či zkopírovat všechny objekty, které bude zapotřebí. Navíc můžete vše ozvláštnit animacemi či tzv. přechodovými efekty, tj. způsoby, jakým se objeví další obrazovka s objekty. Trochu netypickým zástupcem je třeba MagicPoint.
Ke kancelářským aplikacím můžeme ještě přiřadit programy pro správu osobního kalendáře či kontaktů (Mozilla Sunbird), tvorbu tzv. obchodní grafiky nebo organizační struktury (Dia). Můžeme k nim přiřadit i už jednou probírané mailové klienty nebo IM klienty.
Samostatnou kapitolou jsou tzv. kancelářské balíky. Ve vyjmenovávání aplikací použitelných k jednotlivým účelům jsem je však naprosto záměrně vynechal. Můžete totiž zvolit cestu postupné instalace samostatných aplikací nebo tuto práci přenechat někomu jinému. Kancelářský balík totiž obsahuje několik vzájemně spolupracujících aplikací s podobným uživatelským rozhraním. Instalací balíku tak zároveň nainstalujete několik aplikací naráz. Tato volba může být pro začátečníky velmi vhodnou. Vše je v nich jaksi sladěno a je to velmi efektivní. Můžete např. do prezentací vkládat grafy přímo z tabulkového kalkulátoru nebo tabulky do textového editoru. Pokud vám však nějaká funkce chybí (ve smyslu celé aplikace), je obvykle složité, ne-li nemožné ji v kancelářském balíku mít. Hledáte li vhodný balík, zkuste OpenOffice.org, Koffice, Gnome Office nebo třeba Siag Office.
V dnešní době je také dobré zmínit se o balících, které nemusíte instalovat a které jsou dostupné odkudkoliv, kde je k dispozici internet. Říká se jim online balíky. Stačí mít jen trochu rychlejší internetové připojení. Funkčně už jsou dnes docela bohaté, existují i varianty standardních balíků v online podobě. Zkuste se poohlédnout po GoogleDocs, OpenGoo, ThinkFree Office. Obvykle stačí jen se na stránkách provozovatele zaregistrovat a už můžete služby těchto balíků využívat.
V dalších dílech našeho seriálu pro začátečníky se budeme podrobněji věnovat každé zde dnes představené skupině aplikací s vysvětlením některých základních parametrů, které by vás při výběru mohly zajímat.
ČLÁNKY DO MAILU